نرم افزار تیکتینگ فارسی – بررسی 6 نکته مهم

نرم افزار تیکتینگ فارسی یکی از نرم‌افزارهای کاربردی است که در ادارات، سازمان‌ها، مؤسسات و حتی مراکزی که به صورت مستقیم با مشتری در ارتباط هستند استفاده می‌شود. هدف اصلی این نرم افزار کاهش هزینه‌ها و بهبود زمان است. در واقع وقتی صحبت از ارائه پشتیبانی در بخش IT به میان می‌آید، ایده آل است که زمان و هزینه‌ای را که صرف فرآیندها می‌کنید به حداقل برسانید و در عین حال از پاسخ به موقع به همه درخواست‌ها اطمینان حاصل کنید. با این حال، اگر بهترین شیوه‌های ITIL را دنبال نمی‌کنید، انباشته شدن درخواست‌ها و کاهش توانایی تیم شما محتمل‌ترین نتیجه است.

خوشبختانه، اگر سامانه‌های پیشرفته مانند نرم افزار Help Desk را در اختیار داشته باشید، می‌توانید به راحتی از سیستم نرم افزار تیکتینگ فارسی برای حل مشکلات کاربران استفاده کنید. با وجود سامانه هلپ دسک، سیستم‌ها و رویه‌های مناسب، می‌توانید کارایی خدمات خود را افزایش داده و مطمئن شوید که همه درخواست‌ها، جواب و راه‌حل‌های سریع دریافت می‌کنند. در این مقاله، هفت نکته مهم در خدمات ITIL متناسب با سامانه Help Desk و نرم افزار تیکتینگ فارسی را بررسی می‌کنیم. این نکات به شما کمک می‌کند که فرایندهای خود را بهتر و جامع‌تر انجام دهید.

توجه: برای درک بهتر نرم افزار Help Desk بهتر است به صفحه اصلی این محصول مراجعه کرده و با ویژگی‌ها و خصوصیت‌های آن به خوبی آشنا شوید.

بررسی 6 نکته مهم در استفاده بهینه از نرم افزار تیکتینگ فارسی

حال به بررسی 6 نکته مهم در استفاده بهتر از نرم افزار تیکتینگ فارسی می‌پردازیم. همان‌طور که گفته شد، شما می‌توانید برای افزایش کارایی سامانه خود از سامانه هلپ دسک در کنار نرم افزار تیکتینگ خود استفاده کنید تا کارایی خود را چند برابر کرده و عملکرد خود را به سرعت گسترش دهید. حال به بررسی این 6 نکته می‌پردازیم.

بررسی 6 نکته مهم در استفاده بهینه از نرم افزار تیکتینگ فارسی

نکته شماره 1 ارائه گزینه پشتیبانی هوشمند مانند تیکتینگ چت GPT

پشتیبانی هوشمند مانند تیکتینگ چت GPT یکی از ویژگی‌های نرم افزار Help Desk مجموعه داده کاوان دینا است. در واقع باید به این نکته واقف باشید که یکی از بهترین راه‌ها برای به حداکثر رساندن کارایی خدمات، ارائه گزینه‌های سرویس هوشمند به کاربران است. این سرویس به درخواست کنندگان این امکان را می‌دهد تا بدون دخالت تیم پشتیبانی واقعی شما، جواب مشکلات خود را به سرعت پیداکرده و نسبت به حل آن‌ها اقدام کنند. درنتیجه متخصصان بخش فناوری اطلاعات می‌توانند روی درخواست‌ها و مشکلات جدی‌تر تمرکز کنند.

استفاده هم‌زمان از بانک سؤالات به عنوان یک پایگاه دانش در کنار گزینه پشتیبانی هوشمند مانند تیکتینگ چت GPT یکی از محبوب‌ترین گزینه‌های پشتیبانی خودکار و هوشمند است. نکته قابل توجه این است که این بانک سؤالات باید شامل آموزش‌هایی باشد که گام به گام نحوه استفاده از ویژگی‌های کلیدی نرم افزار و رفع خطاهای ساده‌ای که ممکن است با آن‌ها مواجه شوند را راهنمایی می‌کند.

استفاده از یک نرم افزار Help Desk به شما کمک می‌کند که به راحتی این بانک سؤالات را طراحی و پیاده‌سازی کنید. مهم‌ترین چیزی که باید در هنگام اجرای این عمل به خاطر بسپارید این است که یافتن اطلاعات مربوط به مشکلی را که آن‌ها تجربه می‌کنند آسان کنید. اطمینان حاصل کنید که لینک دسترسی به این بانک سؤالات در پورتال سازمانی و یا سامانه Help Desk وجود دارد و دارای یک ویژگی جستجوی پیشرفته برای هدایت کاربران به محتوای مناسب است.

نکته شماره 2 جمع‌آوری داده‌ها برای تقویت بهبود مستمر

اگر هنوز نمی‌دانید از کجا شروع می‌کنید، باید این نکته را به شما اعلام کنیم که برای بهبود اثربخشی و کارایی خدماتتان با یک چالش مهم روبرو هستید. برای حل این چالش بهتر است سریع دست‌به‌کار شده و در ابتدا به سراغ یک نرم افزار Help Desk بروید. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید اطلاعات و داده‌های مختلفی مانند میانگین زمان پاسخ به هر درخواست و سؤال را مشخص کنید.

برخی از معیارهای کلیدی عملکرد (KPI) که باید جمع‌آوری و ردیابی کنید عبارت‌اند از:

• نوع مشکل و درخواست ارسال شده به بخش پشتیبانی IT
• میانگین زمان تا حل و فصل مشکل
• رضایت کاربر از مشکل حل شده (CSAT)
• استفاده از تکنسین و متخصص مربوطه
• نرخ بروز این مشکل در بین کاربران
• نوع سیستم‌های و دستگاه‌هایی که این مشکل برای آن‌ها ایجاد شده است.

هنگامی که این اطلاعات و معیارها را جمع‌آوری کنید، می‌توانید تغییرات هدفمندی را در فرآیندها و رویه‌های خود برای بهینه سازی مشکلات کاربران انجام دهید. همچنین می‌توانید گزارش‌هایی را برای مدیران اجرایی و سایر ذینفعان ارسال کنید تا پیشرفت خود را نشان دهید.

جمع‌آوری داده‌ها برای تقویت بهبود مستمر

نکته شماره 3 خطرات را شناسایی کنید و مشکلات را قبل از شروع آن‌ها بررسی و حل کنید.

در یک دنیای ایده آل، کارمندان هرگز مجبور به ارسال درخواست به واحد پشتیبانی بخش IT نمی‌شوند؛ اما این فقط در دنیای ایده آل رخ می‌دهد. در دنیای فعلی هر روز باید به درخواست‌های کاربران پاسخ دهید. پس بهتر است که قبل از اینکه کاربران به سراغ بخش IT برای حل مشکلات احتمالی به سراغ آن‌ها برود. یکی از راه‌هایی که می‌توانید به این هدف نزدیک‌تر شوید، نظارت بر ریسک‌های دارایی در واحد فناوری اطلاعات است. بررسی و مشخص کردن این ریسک‌ها به تیم شما کمک می‌کند تا قبل از اینکه مشکلات احتمالی به مشکلات پیچیده تبدیل شوند، آن‌ها را شناسایی و حل کنند.

ارزیابی و مدیریت ریسک در نرم افزار Help Desk شامل دو بخش کلیدی است:

1- بررسی دستگاه‌های شرکت / سازمان برای اطمینان از اینکه برنامه‌های کاربردی و آنتی‌ویروس به‌روز شده را نصب کرده‌اند و از نرم‌افزار ناامن یا غیرمجاز استفاده نمی‌کنند. با این کار نرم‌افزارهای مخرب سریع شناسایی و حذف می‌شوند.

2- بررسی سخت افزاری و شناسایی سخت افزارهای معیوب و قدیمی که ممکن است باعث بروز یک مشکل اساسی شوند. با این کار سخت افزارهایی که قدیمی بوده و یا طول عمر آن‌ها به انتها رسیده است بررسی و با سخت افزارهای جدید جایگزین می‌شوند. درنتیجه امکان خرابی آن‌ها به حداقل کاهش پیدا می‌کند.

ساده‌ترین راه برای دسترسی به این اطلاعات استفاده از سرویس های ارائه شده در نرم افزار Help Desk مجموعه داده کاوان دینا است. شما می‌توانید به راحتی و با تهیه یک نسخه از این نرم افزار در کوتاه‌ترین زمان ممکن تمامی مشخصات سخت افزاری و نرم افزاری سیستم‌های خود را به صورت گزارش مکتوب و دسته بندی شده دریافت نمایید.

نکته شماره 4 مشکلات مشابه را گروه‌بندی کنید تا پاسخ به آن‌ها را ساده کنید.

یکی از مواردی که در نرم افزار تیکتینگ فارسی به آن توجه شده است بررسی مشکلات و موارد مشابه است. این غیرمعمول نیست که چندین نفر با مشکلات مشابه در یک اداره مواجه شوند و هرکدام یک درخواست برای حل این مشکل به بخش IT ارسال کنند. به‌جای اینکه تکنسین‌هایتان با هر یک از این موارد به‌عنوان یک مورد جداگانه برخورد کنند، می‌توانید آن‌ها را گروه‌بندی و دسته کنید تا بار کاری تیم خود را کاهش دهید. با این کار کاربران در زمان کوتاه‌تری به جواب سؤالات خود می‌رسند.

این فرآیند به ویژه می‌تواند کارایی تیم پشتیبانی شما را در مورد مسائل ساده‌تر بیشتر افزایش دهد. به جای اینکه چندین تکنسین مجبور باشند به طور جداگانه مشکلات ساده و تکراری را عیب یابی کنند، فقط می‌توانید از یک نفر بخواهید آن را حل کرده و راه حل را برای کاربران آسیب دیده ارائه دهد. این فرآیند نه تنها زمان پاسخگویی خدمات شما را افزایش می‌دهد، بلکه کارمندان و کاربران دارای مشکل را قادر سازد تا سریعاً به سر کار خود بازگردند و درنتیجه بهره‌وری مجموعه شرکت افزایش پیدا می‌کند.

مشکلات مشابه را گروه‌بندی کنید تا پاسخ به آن‌ها را ساده کنید.

نکته شماره 5 از تکنسین‌های بهتر و متخصص‌تر برای مسائل حاصل استفاده کنید.

یکی از مواردی که می‌توانید با استفاده از نرم افزار تیکتینگ فارسی به آن پی برد تبحر تکنسین‌ها در حل مشکلات است. در واقع شما می‌توانید با استفاده سامانه Help Desk به راحتی متوجه شوید که کدام تکنسین در حل کدام دسته از مشکلات بهتر و سریع‌تر عمل کرده است. درنتیجه در آینده می‌توانید مشکلات و موارد مشابه را به همان تکنسین ارجاع دهید. مسیریابی درست درخواست‌ها و حل مشکلات یکی از ویژگی‌هایی است که یک مدیر IT باید به آن توجه کند. شما حتی می‌توانید برای این کار از سامانه‌های هوشمند و هوش مصنوعی استفاده کنید.

نکته شماره 6 فرایند بررسی و پیشرفت درخواست‌ها را در پورتال خدمات کارکنان ارائه دهید.

یکی از ویژگی‌های نرم افزار تیکتینگ فارسی این است که کاربر و مخاطب می‌توانند فرایند پیشرفت و رسیدگی به درخواست‌های خود را به آنلاین مشاهده کنند. باید به این نکته توجه داشته باشید که هر سازمان از یک سیستم پرتال داخلی استفاده می‌کند. بسته به نرم افزار ارائه شده در پرتال شما، پیگیری درخواست پشتیبانی ممکن است دشوارتر باشد. اگر سیستم اعلان وجود نداشته باشد، کارمندان ممکن است حتی ندانند که برای حل مشکلشان راه حلی ارائه شده است یا اینکه کاربران باید اطلاعات بیشتری را برای تکنسین ارسال کنند.

درنتیجه بهترین کار استفاده از نرم افزار تیکتینگ فارسی و سامانه هلپ دسک است. با استفاده از این سامانه‌ها کاربران و کارمندان می‌توانند به راحتی پیشرفت درخواست‌های خود را ببینند. این کار به آن‌ها کمک می‌کند که روی دیگر کارهای خود متمرکز شوند و اطمینان داشته باشد که یک تکنسین در حال بررسی و رفع مشکل آن‌ها است.

نتیجه گیری نهایی

بهینه سازی خدمات بر اساس فرایندهای ITIL در بخش IT بسیار مهم است. شما نمی‌خواهید زمان و پول اضافی را صرف حل مسائل داخلی و پیش پا افتاده بکنید. از این منابع می توان برای خدمت به مشتریان، رشد کسب و کار و افزایش کارایی استفاده کرد. برای شروع بهتر است که به سراغ یک نرم افزار تیکتینگ فارسی و سمانه هلپ دسک مانند سامانه دینا دسک رفته و از آن برای مدیریت و حل مشکلات خود استفاده کنید. شما می‌توانید برای بررسی دموی این نرم افزار و یا مشاوره در خصوص ان به راحتی با مجموعه داده کاوان دینا در تماس باشید.

معرفی نرم افزار Help Desk شرکت دینا

نرم افزار Help Desk شرکت دینا یک نرم افزار جامع در زمینه پاسخ‌دهی به مشکلات و نیازهای کاربران و پرسنل است. در این نرم افزار مجموعه‌ای از ماژول‌ها برای کارایی بیشتر کنار هم قرار گرفته‌اند. با استفاده از این نرم افزار شما می‌توانید با کمترین هزینه‌ی ممکن، بیشترین بازدهی را برای سازمان و واحد کاری خود به ارمغان بیاورید.

ویژگی های منطبق با چارت سازمانی

سامانه Dina Help Desk به منظور دسترسی به تمامی موجودیت های سازمانی نظیر کاربران، دارایی ها و مدیریت رخدادها و فرآیندهای وابسته به تمامی موارد مذکور در حوزه فناوری اطلاعات طراحی و پیاده سازی شده است از این رو یکی از قابلیتهای کاربردی سامانه اجرا و پیاده سازی آن روی بستر چارت سازمانی و تنظیم گزارشات و عملیات سیستم منطبق بر حوزه اختیارات کاربران در سطوح و طبقه بندی های مختلف نظیر منطقه، شعبه، نمایندگی و… می باشد که با توجه به این قابلیت با خیالی آسوده از انحصار اطلاعات سازمانی خود در طبقات متنوع سازمانی می توانید آن را مورد استفاده قرار دهید.

خرید نرم افزار Help Desk

خرید نرم افزار Help Desk به راحتی و با استفاده از سایت شرکت دینا امکان‌پذیر است. در صورتی که می‌خواهید از نزدیک با این سامانه آشنا شده و قابلیت‌های آن را مورد بررسی قرار دهید می‌توانید نسخه دموی این سامانه را دریافت کنید. شما می‌توانید به راحتی و تنها با ارسال تیکت از کارشناسان و مشاوران دینا در زمینه نصب و راه‌اندازی این سامانه کمک دریافت کنید.