سامانه Help Desk – بررسی 5 نکته مهم در هنگام خرید

استفاده از سامانه Help Desk به‌عنوان بهترین شیوه برای راهنمایی کاربران و مشتریان در هر کسب‌وکاری است و در واقع با استفاده از این سامانه فرآیند پشتیبانی و ارائه خدمات به کاربران و مشتریان به بهترین شکل ممکن انجام می‌شود. اجرای بهترین شیوه‌ها در Help Desk به مدیران it سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسه‌ها (تمام کسب‌وکارها و ارگان‌هایی که دارای بخش it هستند) کمک می‌کند تا به راحتی خدمات خود را به‌صورت حرفه‌ای و پیشرفته در اختیار مشتریان و کاربران خود قرار دهند. به کسب‌وکارها کمک کند تا به خدمات پشتیبانی و کمک‌رسانی برتر دست یابند و عملیات پشتیبانی خود را ساده‌تر کنند. برخی از مزیت‌های استفاده از نرم افزار Help Desk عبارت‌اند از بهبود میانگین زمان پاسخگویی، بهبود عملکرد کاربران و مشتریان، تیکت زنی و پاسخگویی خودکار و پیشرفته، استفاده از ساختار اتوماسیونی و پاسخ‌های آماده و ردیابی پیشرفته خدمات ارائه‌شده، دریافت اطلاعات حیاتی از کاربران و سیستم‌های آن‌ها و بهبود شاخص‌های عملکرد کلیدی KPI از جمله مزیت‌های استفاده از این سامانه است.

در این مقاله، برخی از مهم‌ترین نکته‌ها در خصوص خرید سامانه هلپ دسک و استفاده از آن در سازمان‌ها و ارگان‌ها را به شما معرفی می‌کنیم. این مزیت‌ها باعث می‌شود که فرایند خرید ساده‌تر شده و تصمیم‌گیری و انتخاب محصول در کوتاه‌ترین زمان ممکن عملی شود. در واقع این سامانه برای راه‌اندازی یک میز کمک (Help Desk) فناوری اطلاعات، ساده‌سازی فرایندها، برقراری ارتباط موثر با مشتریان و کارمندان و سنجش موفقیت مفید است.

معرفی سامانه Help Desk

سامانه Help Desk در واقع یک نرم افزار کامپیوتری است که با استفاده از بهترین استانداردها و مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها برای حفظ کارآمدی شرکت‌ها و سازمان‌ها ایجادشده است. هدف اصلی این سامانه رعایت همه استانداردها و کسب نتایج خوب است در برخی صنایع، ممکن است الزام قانونی برای پیروی از دستورالعمل‌های مختلف وجود داشته باشد. با این حال، در بسیاری شرکت‌ها و ارگان‌ها، استفاده از ساختار هوشمند در ارائه خدمات پشتیبانی به کارمندان و پرسنل و حتی مشتریان به ندرت انجام می‌شود. در حالی که استفاده از سامانه‌های پاسخگویی هوشمند باعث می‌شود که فرایندهای پاسخگویی به نیازها و پشتیبانی‌ها کوتاه‌تر شده و در نتیجه مشکلات سریع‌تر و بهینه‌تر حل شوند. در نتیجه راندمان کاری پرسنل بالاتر رفته و درآمد شرکت بهبود پیدا می‌کند.

Help Desk چیست؟

همانطور که گفته شد سامانه Help Desk یک برنامه نرم افزاری است که به‌صورت فردی یا با کمک یک تیم پشتیبانی می‌تواند به یک شرکت در ارائه پشتیبانی بلادرنگ به مشتریان خود کمک کند. نرم افزار Help Desk با نام‌های دیگر مانند دینا  Help Desk یا هلپ دسک دینا نیز شناخته می‌شود. نرم افزارهای Help Desk اغلب اولین نقطه تماس برای مشتریان/کاربران نهایی هستند که به کمک نیاز دارند و نقش مهمی در پشتیبانی مشتری دارند. نرم افزارهای Help Desk می‌توانند برای پشتیبانی داخلی استفاده شوند، مثلاً از کارمندان در داخل شرکت پشتیبانی کنند. نمونه‌هایی از این نرم‌افزارها نیز برای پشتیبانی خارجی و ارائه خدمت به مشتریان به‌صورت آنلاین استفاده می‌شوند.

معرفی سامانه Help Desk

هدف استفاده از نرم افزارهای Help Desk چیست؟

هدف استفاده از سامانه Help Desk ارائه راه حل‌های به‌موقع و موثر به کارمندان، پرسنل و حتی مشتریان است که می‌تواند منجر به افزایش رضایت، افزایش راندمان کاری، بهبود عملکرد، بهبود فعالیت‌های بخش IT و حتی در صورت استفاده در بخش‌های خارجی باعث حفظ و وفاداری مشتری شود. این هدف می‌تواند شامل پاسخ به سؤالات، حل مسائل فنی و ارائه راهنمایی در مورد نحوه استفاده از نرم افزار یا سخت افزارهای مختلف باشد.

نکته مهم:

چه در حال اداره یک کسب‌وکار کوچک یا مدیر و مسئول یک سازمان و ارگان دولتی یا خصوصی باشید، داشتن یک سامانه Help Desk کارآمد فناوری اطلاعات برای اطمینان از اینکه پرسنل، کارمندان و مشتریان شما پشتیبانی مورد نیاز خود را در کوتاه‌ترین زمان ممکن دریافت می‌کنند، بسیار مهم است.

بررسی 5 نکته مهم در هنگام خرید نرم افزار Help Desk

خرید بهترین سامانه هلپ دسک می‌تواند به کسب‌وکارها و شرکت‌ها و ارگان‌ها در بهبود فعالیت‌های خود کمک شایانی کند و در واقع یک خرید خوب تضمین می‌کند که فرآیند پشتیبانی و پاسخگویی به سؤالات و مشکلات فنی کاربران و مشتریان در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌شود. با این حال در هنگام خرید نرم افزار Help Desk باید به نکات زیادی توجه کرد. در اینجا به 5 نکته اصلی و مهم اشاره کرده‌ایم. شما باید قبل از خرید به خوبی این نکات را بررسی کرده و از آن‌ها برای خرید خود استفاده کنید.

نکته شماره 1 – خرید نرم افزار Help Desk مناسب

یکی از مهم‌ترین بخش‌ها در هنگام خرید نرم افزار Help Desk، خرید یک سامانه مناسب و کارآمد است. این سامانه باید دارای یک سیستم تیکیتنگ فارسی قدرتمند برای دریافت و ارائه پشتیبانی‌های لازم به مشتری باشد. همچنین این امکان را به شما بدهد که به راحتی درخواست‌ها را پشتیبانی، رصد و پیگیری کنید. همچنین قابلیت بررسی سخت‌افزاری و نرم افزاری سیستم‌ها را داشته باشد و به راحتی این اطلاعات را در اختیار شما قرار دهد تا بتوانید خدمات مناسب را با دانش کافی ارائه دهید. نرم افزار سامانه Help Desk باید دارای ویژگی‌هایی مانند مدیریت تیکت ها، پورتال‌ها و دسترسی‌های سازمانی، اتوماسیون، گزارش، تجزیه و تحلیل، استفاده از استانداردهای SLA و موارد دیگر باشد. همچنین باید عواملی مانند سهولت استفاده، ادغام با سایر ابزارها، قیمت مناسب و مقیاس‌پذیری را در نظر بگیرید.

نکته شماره 2 – خرید سامانه هلپ دسک از شرکت‌های مناسب

یکی دیگر از نکته‌های مهم در هنگام خرید نرم افزار Help Desk، همکاری با شرکت‌های با تجربه و متخصص است. در واقع این یک امر ضروری است که به دنبال کاندیداهایی باشید که مهارت‌های ارتباطی عالی، توانایی حل مسئله، ویژگی‌های همدلانه و تجربه خدمات مشتری به‌صورت انبوه را دارند. همچنین شرکت‌ها باید توانایی ارائه آموزش‌های جامع به کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها، خدمات پشتیبانی آنلاین و حضوری و همچنین مهارت‌های فنی قابل توجهی داشته باشند. آن‌ها باید بتوانند مسائل پیچیده را به سرعت و به طور موثر حل کنند.

خرید سامانه هلپ دسک از شرکت‌های مناسب

نکته شماره 3 – محیط کار خود را با بر اساس ساختار نرم افزار سامانه Help Desk سفارشی کنید.

سفارشی کردن محیط کار خود با اتوماسیون و فرم‌ها می‌تواند به ساده سازی فرایند پشتیبانی و استفاده از نرم افزار سامانه Help Desk کمک کند. اتوماسیون‌های داخلی می‌توانند برای خودکار سازی کارهای تکراری استفاده شوند، همچنین از فرم‌ها می‌توان برای جمع‌آوری اطلاعات مرتبط با کارمندان داخلی استفاده کرد. در نتیجه زمانی که نرم افزار سامانه Help Desk را پیاده‌سازی می‌کنید می‌توانید از این اطلاعات برای شخصی‌سازی رویکردها و پشتیبانی بهتر استفاده کنید.

نکته شماره 4 – آماده‌سازی کارمندان و پرسنل برای استفاده از نرم افزار سامانه Help Desk

شما می‌توانید قبل از پیاده‌سازی سامانه Help Desk در محیط کاری و عملیاتی خود، پرسنل و کارمندان خود را با این نرم افزار و ویژگی‌های آن آشنا کنید. همچنین می‌توانید دوره‌های آموزشی کوتاه مدت جهت استفاده بهینه از این نرم افزار را به آن‌ها آموزش دهید. با این کار نیمی از مشکلات زمان استفاده حل خواهند شد. همچنین شما اطلاعات دقیق‌تر و ساختار یافته تری از جانب کارمندان و پرسنل دریافت می‌کنید و فرایند پشتیبانی و پاسخ‌دهی ساده‌تر و سریع‌تر خواهد شد.

نکته شماره 5 – استفاده از اطلاعات و سوابق گذشته جهت ایجاد پایگاه دانش متمرکز

ساختار دینا Help Desk به گونه است که قابلیت ایجاد یک بانک دانش متمرکز را دارد. در نتیجه شما می‌توانید از سوابق قبلی ایجادشده در بخش IT برای ایجاد این پایگاه دانش استفاده کنید. به این نکته باید توجه داشته باشید که یک پایگاه دانش متمرکز حاوی منابع مفیدی مانند سؤالات متداول، راهنماهای نحوه انجام و نکات عیب‌یابی ساده است. گزینه‌هایی مانند سؤالات متداول، می‌توانند به پرسنل و تیم‌های داخلی کمک کنند تا بدون نیاز به تماس با پشتیبانی، پاسخ سؤالات خود را خیلی سریع پیدا کنند. این نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود، بلکه پرسنل و کارمندان و حتی مشتریان را قادر می‌سازد تا مسائل را به طور مستقل حل کنند. همچنین این کار می‌تواند تعداد درخواست‌های پشتیبانی را که تیم ITSM شما دریافت می‌کند کاهش دهد و در نتیجه زمان پاسخ‌دهی سریع‌تر شود.

خرید نرم افزار Help Desk

نتیجه‌گیری نهایی

با بررسی و پیروی از این نکته قبل از خرید نرم افزار Help Desk، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که سامانه هلپ دسک شما بهترین پشتیبانی و کارایی ممکن را برای پرسنل و مشتریان داخلی و خارجی ارائه می‌دهد. در هنگام خرید می‌توانید از مشاوره‌ها و راهنمایی‌های تیم فروش جهت بهبود شرایط استفاده کنید. به این نکته توجه داشته باشید که خرید نرم افزار Help Desk مناسب می‌تواند به سازمان و اداره شما کمک کند تا عملیات پشتیبانی و ارائه خدمات را ساده‌تری، بهتر و دقیق‌تر انجام دهید. همچنین زمان پاسخگویی را کاهش داده و رضایتمندی از خدمات و فعالیت‌های واحد IT را افزایش دهید.

دینا Help Desk یک نرم افزار قدرتمند است که می‌تواند به ساده سازی عملیات پشتیبانی شما و ارائه خدمات عالی به کاربران کمک کند. با سامانه هلپ دسک دینا، می‌توانید تمام درخواست‌های پشتیبانی خود را از یک پلتفرم مدیریت کنید و با اعضای تیم خود برای حل سریع‌تر مشکلات همکاری کنید. این نرم افزار طیف وسیعی از ویژگی‌ها و قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد که می‌تواند به شما در بهینه‌سازی و ارائه پشتیبانی عالی کمک کند.

معرفی نرم افزار Help Desk شرکت دینا

نرم افزار Help Desk شرکت دینا یک نرم افزار جامع در زمینه پاسخ‌دهی به مشکلات و نیازهای کاربران و پرسنل است. در این نرم افزار مجموعه‌ای از ماژول‌ها برای کارایی بیشتر کنار هم قرار گرفته‌اند. با استفاده از این نرم افزار شما می‌توانید با کمترین هزینه‌ی ممکن، بیشترین بازدهی را برای سازمان و واحد کاری خود به ارمغان بیاورید.

ویژگی های منطبق با چارت سازمانی

سامانه Dina Help Desk به منظور دسترسی به تمامی موجودیت های سازمانی نظیر کاربران، دارایی ها و مدیریت رخدادها و فرآیندهای وابسته به تمامی موارد مذکور در حوزه فناوری اطلاعات طراحی و پیاده سازی شده است از این رو یکی از قابلیتهای کاربردی سامانه اجرا و پیاده سازی آن روی بستر چارت سازمانی و تنظیم گزارشات و عملیات سیستم منطبق بر حوزه اختیارات کاربران در سطوح و طبقه بندی های مختلف نظیر منطقه، شعبه، نمایندگی و… می باشد که با توجه به این قابلیت با خیالی آسوده از انحصار اطلاعات سازمانی خود در طبقات متنوع سازمانی می توانید آن را مورد استفاده قرار دهید.

خرید نرم افزار Help Desk

خرید نرم افزار Help Desk به راحتی و با استفاده از سایت شرکت دینا امکان‌پذیر است. در صورتی که می‌خواهید از نزدیک با این سامانه آشنا شده و قابلیت‌های آن را مورد بررسی قرار دهید می‌توانید نسخه دموی این سامانه را دریافت کنید. شما می‌توانید به راحتی و تنها با ارسال تیکت از کارشناسان و مشاوران دینا در زمینه نصب و راه‌اندازی این سامانه کمک دریافت کنید.